Un logiciel de gestion des entretiens centralise la préparation, la conduite et le suivi des entretiens professionnels et annuels d’une entreprise : convocations, trames d’évaluation, comptes rendus, objectifs et actions de suivi. Il remplace les campagnes menées par tableur ou par formulaire isolé, qui rendent difficile toute comparaison d’une équipe ou d’une année sur l’autre.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des entretiens ?
Un logiciel de gestion des entretiens est une plateforme dédiée au pilotage des campagnes d’entretiens professionnels et annuels : elle planifie les campagnes, met à disposition des trames standardisées, collecte les comptes rendus signés et suit les actions décidées (formation, mobilité, objectifs). Elle apporte deux éléments qu’un tableur partagé ne permet pas : un historique exploitable d’une campagne à l’autre et une vision consolidée à l’échelle de l’entreprise plutôt qu’équipe par équipe.
L’outil répond à une contrainte réglementaire propre à la France : l’entretien professionnel est obligatoire tous les deux ans pour chaque salarié, avec un état des lieux récapitulatif tous les six ans. Une entreprise qui ne peut pas prouver la tenue de ces entretiens s’expose à un risque de contentieux, notamment lors d’un départ ou d’une inspection du travail. La traçabilité apportée par l’outil répond directement à cette exigence, en conservant la date, la trame utilisée et la signature des deux parties pour chaque campagne.
Au-delà de l’obligation réglementaire, l’outil sert surtout de mémoire collective : il évite qu’une information remontée en entretien (un souhait de formation, une difficulté rencontrée sur un poste) ne se perde entre deux campagnes faute d’avoir été consignée ailleurs que dans la tête du manager.
Les fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion des entretiens
La plupart des solutions du marché s’organisent autour des mêmes briques fonctionnelles :
- Planification des campagnes : calendrier de convocation automatique selon l’ancienneté ou la date du dernier entretien, relances aux managers et aux collaborateurs.
- Trames paramétrables : grilles d’évaluation adaptées par métier ou par niveau, avec des champs libres pour les objectifs individuels.
- Signature et archivage des comptes rendus : conservation horodatée des documents, utile en cas de contrôle ou de contentieux prud’homal.
- Suivi des actions décidées : souhaits de formation, demandes de mobilité, objectifs de l’année suivante, avec relance automatique si l’action n’est pas engagée.
- Tableaux de bord RH : taux de réalisation des campagnes par service, synthèse des souhaits de formation remontés, écarts de compétences identifiés.
Certains éditeurs ajoutent des fonctionnalités complémentaires selon le profil d’entreprise visé : auto-évaluation préalable du collaborateur avant l’entretien, questionnaires 360° associant les retours de pairs, ou encore suggestions de formations alignées sur les écarts de compétences détectés. Ces briques restent secondaires par rapport aux cinq fonctions de base listées ci-dessus, qui suffisent à couvrir l’essentiel des obligations et des usages d’une campagne d’entretiens.
Entretien professionnel et entretien annuel : ce que l’outil doit couvrir
Les deux entretiens répondent à des objectifs différents et la plupart des logiciels les traitent dans des trames distinctes au sein d’un même module :
- L’entretien professionnel porte sur le parcours du collaborateur à moyen terme : perspectives d’évolution, besoins de formation, projet professionnel. Il ne porte jamais sur l’évaluation du travail réalisé.
- L’entretien annuel porte sur l’activité de l’année écoulée : atteinte des objectifs fixés, difficultés rencontrées, objectifs pour l’année suivante.
Un même outil qui couvre les deux évite de ressaisir deux fois les informations de base du collaborateur et permet de croiser les souhaits de formation exprimés en entretien professionnel avec l’évaluation de l’entretien annuel.
Le lien avec la GPEC et la GEPP
Les comptes rendus d’entretien sont la matière première de la démarche de GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) ou de GEPP (gestion des emplois et des parcours professionnels) : souhaits de formation exprimés par les collaborateurs, écarts de compétences constatés par les managers, mobilités envisagées. Un logiciel de gestion des entretiens qui alimente directement la cartographie des compétences du SIRH évite de reconstituer ces informations a posteriori dans un tableur séparé, ce qui en limite souvent l’exploitation réelle dans les entreprises qui n’ont pas cette passerelle.
Comment choisir un logiciel de gestion des entretiens
Le critère le plus déterminant reste l’adoption par les managers : un outil riche en fonctionnalités mais perçu comme long à renseigner conduit à des comptes rendus bâclés ou en retard, ce qui annule l’intérêt de la démarche. Les critères suivants aident à comparer les offres du marché :
| Critère | Ce qu’il faut vérifier |
|---|---|
| Simplicité de saisie | Parcours manager et collaborateur en quelques écrans, sans ressaisie |
| Paramétrage des trames | Grilles adaptables par métier, par niveau ou par filiale |
| Suivi des actions | Relances automatiques sur les souhaits de formation ou de mobilité non traités |
| Intégration SIRH | Connexion avec l’annuaire collaborateurs et la cartographie des compétences existante |
| Reporting | Tableaux de bord sur le taux de réalisation des campagnes et les écarts de compétences |
Empowill se positionne sur ce périmètre avec une offre centrée sur les campagnes d’entretiens et leur articulation avec la formation et les compétences, pensée pour les PME et ETI françaises qui cherchent un outil dédié plutôt qu’un module annexe de leur SIRH généraliste.
Logiciel de gestion des entretiens et SIRH généraliste : faut-il choisir ?
Les deux outils répondent à des besoins complémentaires plutôt que concurrents. Un SIRH généraliste couvre l’administration du personnel et parfois la paie, avec un module entretiens souvent limité à un formulaire simple. Un logiciel de gestion des entretiens approfondit ce seul périmètre : trames détaillées, suivi des actions, passerelle avec les compétences. Les entreprises qui ont des campagnes d’entretiens exigeantes, ou une obligation de traçabilité forte, gagnent généralement à connecter les deux plutôt qu’à se limiter au module entretiens intégré au SIRH.
Dans les faits, le choix dépend surtout de la taille de l’organisation. Une petite structure avec peu de managers peut se satisfaire d’un module entretiens basique intégré à son SIRH, tant que le volume de campagnes reste gérable manuellement. Une ETI avec plusieurs centaines de collaborateurs et des managers répartis sur plusieurs sites a davantage intérêt à un outil dédié, qui industrialise la relance, la consolidation et le suivi des actions à cette échelle.
Questions fréquentes
Un logiciel de gestion des entretiens remplace-t-il les entretiens eux-mêmes ?
Non. L’outil structure la campagne (convocation, trame, compte rendu, suivi des actions) mais ne remplace jamais l’échange entre le manager et le collaborateur. Sa valeur tient à la traçabilité et à la comparabilité des données d’une campagne à l’autre, pas à l’automatisation de l’entretien lui-même.
Quelle différence entre un logiciel de gestion des entretiens et un SIRH généraliste ?
Un SIRH généraliste couvre l’administration du personnel, parfois la paie et le temps de travail, avec un module entretiens souvent sommaire. Un logiciel de gestion des entretiens se concentre sur les campagnes d’entretiens professionnels et annuels, leurs trames, leur suivi et leur articulation avec les compétences. Les deux outils se connectent plutôt qu’ils ne se remplacent.
Faut-il un outil différent pour l'entretien professionnel et l'entretien annuel ?
Non, la plupart des éditeurs couvrent les deux dans un même module avec des trames distinctes : l’entretien professionnel porte sur l’évolution et la formation, l’entretien annuel sur l’activité et les objectifs de l’année. Avoir un seul outil évite de ressaisir deux fois les mêmes informations collaborateur.
Comment un logiciel de gestion des entretiens s'articule-t-il avec la GPEC ou la GEPP ?
Les comptes rendus d’entretien alimentent la cartographie des compétences utilisée par la démarche de GPEC ou de GEPP : souhaits de formation, écarts constatés par le manager, mobilités envisagées. Un outil qui isole les entretiens du reste du SIRH oblige à ressaisir ces données ailleurs, ce qui en réduit l’exploitation réelle.
Comment choisir un logiciel de gestion des entretiens pour une PME ou une ETI ?
Le critère prioritaire est l’adoption par les managers : une trame trop complexe ou un parcours de saisie long dissuade de compléter les comptes rendus. Vérifier aussi la facilité de paramétrage des trames propres à l’entreprise, la qualité du suivi des actions décidées en entretien, et l’intégration avec le SIRH existant pour éviter la ressaisie.
Pour aller plus loin, voir aussi le guide sur le logiciel de gestion des talents, les spécificités de l’entretien professionnel et de l’entretien annuel, ainsi que la pratique de la people review pour les entreprises qui pilotent leurs talents à l’échelle du comité de direction.